Herramientas de planeación para reuniones de consejo de tu ONG

Las reuniones efectivas de consejo directivo son fundamentales para el buen funcionamiento, fluidez y el éxito de las organizaciones no gubernamentales (ONG).

Los miembros de la junta desempeñan un papel crucial en la toma de decisiones, la gobernanza y la planificación estratégica. Sin embargo, organizar y llevar a cabo reuniones de consejo productivas puede ser una tarea difícil.

1. Preparación previa a la reunión:

a. Establece los objetivos Define claramente el propósito y los objetivos de la reunión de consejo. Determinar si es para la toma de decisiones, la planificación estratégica, la revisión de los estados financieros o la evaluación del desempeño organizacional.

b. Crea una agenda Elabora una agenda integral que describa los temas a tratar, el tiempo asignado para cada punto y cualquier material de apoyo necesario. ¡No olvides compartir la agenda con los miembros del consejo con suficiente antelación para permitir la preparación!

c. Comparte información Distribuye documentos relevantes, informes y estados financieros a los consejeros con anticipación. Esto garantiza que todos tengan suficiente tiempo para revisarlos y venir preparados con preguntas y sugerencias informadas.

2. Facilitación de la reunión

a. Facilitador Designa a una persona capacitada e imparcial para presidir la reunión. El presidente debe mantener las discusiones centradas, fomentar la participación, gestionar el tiempo de manera efectiva y garantizar el cumplimiento de la agenda.

b. Participación activa Fomenta la participación activa de todos los miembros de la junta. Crear un ambiente inclusivo que valore perspectivas diversas, fomente el diálogo abierto y promueva el debate constructivo. Asigna roles o tareas específicas a los miembros del consejo para asegurar que todos contribuyan de manera significativa.

c. Procesos de toma de decisiones Establece procesos claros de toma de decisiones, como votación o consenso. Asegúrate de que las decisiones se registren de manera precisa e incluyan acciones de seguimiento y responsabilidades.

3. Facilitación de la reunión

a. Respeta los compromisos de tiempo Los consejeros suelen ser personas ocupadas con múltiples compromisos. Comienza y finaliza las reuniones puntualmente para demostrar respeto por sus horarios. Cumple con la agenda y gestiona las discusiones de manera eficiente para evitar retrasos innecesarios.

Si sale un tema que no de tiempo de tratar, se puede anotar para ser tratado en caso de que exista tiempo o en una reunión extraordinaria.

b. Prioriza los puntos de la agenda Organiza los temas de la agenda en orden de importancia, asegurando que los asuntos cruciales se aborden al inicio de la reunión cuando los participantes están más atentos y concentrados. Asigna suficiente tiempo para cada punto, pero ser consciente de la duración total de la reunión.

c. Descansos y refrigerios Si se espera que la reunión sea prolongada, programa pequeños descansos para permitir que los consejeros se recarguen... Proporciona refrigerios para mantener los niveles de energía y mejorar la experiencia general de la reunión.

4. Seguimiento y evaluación

a. Minutas y acciones: Designa a una persona encargada de tomar notas para registrar las minutas precisas de la reunión. Resume las discusiones clave, las decisiones y las acciones. Comparte las minutas rápidamente con los miembros de la junta y da seguimiento de las tareas asignadas para garantizar la responsabilidad

b. Evaluación del desempeño Evalúa regularmente la efectividad de las reuniones de consejo y solicita comentarios de los participantes. Evalúa la estructura de la agenda, los procedimientos de toma de decisiones y los resultados generales de la reunión. Utiliza los comentarios para mejorar continuamente las reuniones futuras.

Genera un formato fácil de evaluar, de forma que los últimos 10 minutos de la reunión sea para la evaluación. No mandes la evaluación después, porque será difícil que la llenen.

c. Comunicación continua Mantén líneas de comunicación abiertas entre reuniones. Establece un sistema para que los miembros de la junta compartan actualizaciones, hagan preguntas y soliciten aclaraciones. Utiliza el correo electrónico, herramientas de colaboración en línea o un portal para una comunicación fluida.

Y recuerda que... Dominar las reuniones de consejo es crucial para las ONGs a fin de mejorar la gobernanza, la toma de decisiones y el desempeño organizacional. Siguiendo este kit de planificación, las ONGs pueden agilizar sus reuniones de la junta, fomentar una participación significativa y lograr los resultados deseados.